управляя проектом с нереальными сроками

Содержание рассылки формируется из материалов Процесса Управления Проектами TenStep Project Management ProcessTM, с которыми можно познакомиться ближе на сайтах www.TenStepRussia.ru и www.TenStep.com.ua.



Упреждайте и комуницируйте, управляя проектом с нереальными сроками

Если Вы руководите проектом, сроки которого выглядят нереальными, то первое, что Вам надлежит сделать - это выяснить у спонсора, нет ли каких объективных факторов, диктующих Вашему проекту срок завершения. Например, это могут быть какие-либо события в бизнесе, на обеспечение которых нацелен Ваш проект. Дело в том, что иногда менеджеры устанавливают произвольные даты завершения, исключительно руководствуясь желанием не дать подчиненным расслабиться. Даже не имея в виду никаких послаблений для проекта по срокам, выяснить данные обстоятельства бывает чрезвычайно полезно, т.к. лучше понимая причины установленных сроков, Вам легче будет мотивировать себя и команду на их выполнение.

Как только Вы поймете причины установленных сроков, следующие приемы управления проектом помогут Вам увеличить шансы на успех и эффективнее управлять ожиданиями заинтересованных сторон.

* Пытайтесь задействовать больше ресурсов. Всякому проекту требуется определенное время и деньги для создания результатов, предусмотренных его объемом. Если Вы видите, что временное ограничение не согласуется со стоимостью и объемом, обратитесь к руководству с ходатайством о выделении проекту дополнительных ресурсов. Хотя такое решение и повысит, скорее всего, стоимость проекта, но может позволить проекту уложиться в сроки.
* Уменьшайте объем. Обсудите со спонсором возможность сокращения объема проекта. Проверьте, нет ли бизнес-требований или характеристик продукта, без которых клиент мог бы обойтись. Исключение их из объема проекта также повысит шансы завершить его вовремя.
* Идентифицируйте и управляйте крайними сроками как риском. Применение процесса управления рисками поможет более эффективно управлять ожиданиями с самого начала проекта. Кроме того, такой прием обеспечит проекту дополнительный приток мыслей и идей относительно того, какими путями можно было бы уложиться в сроки.
* Управляйте объемом с нулевым допуском. Во многих проектах, стартовавших с "горящей" датой завершения, ситуация со временем еще более ухудшалась из-за того, что менеджер проекта неэффективно управлял изменениями объема. Если Вам приходится руководить проектом подобного рода, то для его успеха чрезвычайно важным условием является недопущение даже минимальных увеличений объема проекта без формально утвержденного запроса на изменение. Дисциплинированное управление объемом обеспечит Вам то, что проект будет расходовать время только на те результаты, которые были согласованы изначально. Все же изменения в результатах должны будут производиться через их утверждение руководством с соответствующим увеличением бюджета и сроков проекта.
* Управляйте графиком агрессивно. Не так уж и редко Вы можете позволить проекту чуточку отстать от графика, если у Вас есть полная уверенность в том, что Вы нагоните отставание в ближайшем будущем. Однако, если Вы руководите проектом с рискованным графиком, будьте осторожны и управляйте графиком очень тщательно. У Вас нет резервов на ошибки. Если Вы отслеживаете статус работ, то воспринимайте каждое отставание как проблему и настойчиво работайте над устранением ее причин, пока они не привели к срыву срока завершения проекта.
* Находите возможности для ускорения процессов. Наконец, посмотрите беспристрастно на Ваш график и на подход к выполнению проекта. Поговорите с командой, с клиентами и с руководством о наличии каких-либо идей относительно того, как помочь проекту двинуться вперед быстрее. Это позволит всем участникам ощущать себя причастными к разработке результатов проекта. К примеру, Вам, возможно, удастся применить методику Joint Application Development (JAD), чтобы быстрее собрать требования к продукту, чем это могло бы получиться при традиционном интервьюировании.

Хотя на первый взгляд кажется, что Вы несете ответственность за неподконтрольные Вам события и условия, Вы вполне можете их контролировать посредством процессов управления проектом. Во-первых, определите, нельзя ли уравновесить слишком ранние сроки дополнительными ресурсами или сокращением объема. Во-вторых, упреждающе управляйте рисками, объемом и графиком проекта. В-третьих, работайте со своим руководством, с клиентом и с командой проекта над выявлением идей и приемов, которые позволят выполнить проект быстрее, чем это предполагалось вначале.

---------------------------------------------------------------
Обновления на сайтах www.tensteprussia.ru и www.tenstep.com.ua:

В Дежурную библиотеку по управлению персоналом добавлен документ "Connecting People".

Термин недели из глоссария Макса Уайдемана: Плановый пакет (Planning Package)

* Логически обособленная группа работы в пределах одного счета затрат, которая выявлена и учтена в бюджете на ранней стадии планирования проекта без предварительной декомпозиции на пакеты работ (work packages).
* Логическое объединение работ отдаленного периода, относящихся к одному счету затрат, которое может быть идентифицировано и бюджетировано без детализации на пакеты работ. Плановые пакеты выявляются во время разработки исходного базового плана, чтобы получить разбивку основных работ данного счета затрат по времени и оценить количество ресурсов, необходимых для их выполнения. Согласно концепции "набегающей волны", за определенное время до начала фактического выполнения работ, каждый из плановых пакетов декомпозируются более детально до входящих в него пакетов работ.

----------------------------------------------------
Интересные ссылки:

По управлению проектами - AMITA - www.amita.comm
Интересная/забавная - Airfare Watchdog - www.airfarewatchdog.com

===========================================

Предложение для компаний и предпринимателей, желающих расширить свой бизнес в управлении проектами

Присоединяйтесь к партнерской программе TenStep!

Взгляните на свою компанию или свою карьеру. Если Вы:
* Развитая консалтинговая компания, желающая расширить свой бизнес, или
* Начинающая компания, испытывающая сложности становления, или
* Опытный менеджер, подумывающий о второй карьере, или
* Индивидуальный консультант, желающий учредить компанию, -
подумайте об участии в одной из программ партнерства TenStep. У нас есть продукты, услуги и модель бизнеса для открытия представительства TenStep в Вашем регионе. Давайте работать вместе!

-----------------------------------------------
Наших сайтов прибыло!

Мы рады сообщить Вам, что в семействе сайтов TenStep произошло пополнение.

В течение двух последних лет обширную информацию о различных аспектах управления проектами для всех русскоязычных читателей предоставлял сайт Процесса TenStep, расположенный в украинском сегменте Интернет. Сегодня пришло время изменить эту ситуацию. Во-первых, развивающаяся сеть офисов TenStep в России нуждается в своем информационном представительстве в Интернет. Во-вторых, существенная часть нашей аудитории в Украине (в основном, представители высшей школы, органов государственного управления и студенчество) испытывают потребность в материалах Процесса TenStep на украинском языке. Идя навствечу интересам наших читателей и партнеров, мы открыли новый сайт www.TenStepRussia.ru, где будет размещена основная часть Процесса TenStep на русском языке, а также информация о деятельности офисов TenStep в России. Одновременно, мы начинаем подготовку и публикацию украинских страниц Процесса TenStep на украинском сайте.

-------------------------------------------------------
Поделитесь этим письмом с друзьями. Адрес формы для подписки на еженедельную рассылку: http://www.TenStepRussia.ru/open/miscpages/94.4Sign-Up.htm