Как правильно составить ком. предложение?

Как правильно должно составляться коммерческое предложение?

Ирина, при составлении письменного КП особое внимание следует уделить следующим моментам:
1. ясность
2. четкое указание выгод для клиента
3. КП должно вызывать у Вашего клиента доверие


Ясность.

Все мы деловые люди и не любим, когда наше рабочее время растрачивается впустую. К Вашему клиенту это также относится в полной мере. Цените его рабочее время, составьте коммерческое предложение ясным и понятным. Основной принцип, которому следует следовать:

Скажите в коммерческом предложении только то, что Вы хотите сказать.

Старайтесь писать четко и ясно. Избегайте таких неясных оборотов как "Мы предлагаем Вам обширный спектр услуг". Это общая фраза и клиенту она ничего не скажет. Попробуйте взамен: "К Вашим услугам служба гарантийного ремонта в течение 24 часов". Сказано ясно и подчеркнута выгода.

Старайтесь избегать излишне замысловатого языка. Он заслоняет от клиента (а также и от Вас) основной смысл. Пишите основные факты в главном, а не вспомогательном предложении. Неправильно: "Позвольте Вам сообщить, что система специально разработана в расчете на Ваши потребности". Правильно (коротко и ясно): "Данный вариант разработан специально для Вас".

Формулируйте коммерческое предложение на "языке" клиента. Употребляйте именно те термины и выражения, которыми он пользовался во время предварительного разговора с Вами. Например, если клиент говорит "оперативная память", то не используйте в предложении английское сокращение RAM. Это может ухудшить взаимопонимание. Соблюдение этого правила позволит четче и понятнее разъяснить выгоды и преимущества Вашего товара. Не используйте заумных фраз, чтобы показать насколько Вы компетентны. Это также вызывает у клиента дискомфорт.

Обратите внимание на удобочитаемость. К примеру, не составляйте абзацы длиннее семи строк. Первая фраза в КП должна быть короткой. Она покажет клиенту, что Ваше коммерческое предложение будет ясным и четким и далее, что трудностей в понимании не будет.

Первая страница Вашего коммерческого предложения обязательно должна содержать:
логотип Вашей фирмы с контактными данными,
дату,
заголовок (прочитав заголовок клиент должен сразу понять, о чем идет речь далее),
ФИО адресатов в фирме-заказчике, кому направляется КП
кратко опишите в КП последовательность действий, ожидаемых от клиента в случае принятия положительного решения или появления вопросов. Например: "По всем вопросам Вы можете обращаться к ... по телефону ...."

Четко опишите выгоды и преимущества Вашего товара

Помните, что КП - это не просто листок с ценами. КП должно убеждать клиента в том, что Ваш товар наиболее соответствует его нуждам. Предлагайте клиенту решение на основе его специфических потребностей. Всегда подчеркивайте выгоды, которые получит клиент от Вашего товара и от работы с Вашей фирмой. При перечислении технических характеристик разъясните, какие выгоды они обеспечивают. Воспользуйтесь следующим методом:
Укажите технический параметр;
Опишите, какое преимущество или выгоду этот технический параметр дает клиенту.
Перечислите на первой странице КП все требования, которым должен удовлетворять запрашиваемый товар, в порядке их приоритета в глазах заказчика. Попробуйте сделать это так: "Согласно нашему разговору (дата) запрашиваемая Вами система должна удовлетворять следующим требованиям:...".

Эти требования Вы должны были выяснить при разговоре с клиентом на этапе выяснения потребностей. Стремитесь к тому, что Ваше предложение содержало ответ именно на эти требования.

Помните также, что потребности клиента не равнозначны, существует определенная иерархия. По степени важности их можно разделить на основные и вторичные. К основным часто относятся: минимально допустимые технические параметры, цена, срок поставки, эмоциональные потребности (признание как специалиста); ко вторичным: консультации, помощь в монтаже и т.д. Учтите, что каждый клиент обладает своей собственной, индивидуальной иерархией потребностей, которую Вы и должны выяснять на этапе подготовки КП и постоянно учитывать в дальнейшей работе с этим заказчиком.

Процесс принятия решения клиентом выглядит приблизительно таким образом:

1. Удовлетворяет ли товар мои основные потребности (потребности с наивысшим приоритетом?) Если да, то переходим к пункту 2. Если нет, то товар исключается из рассмотрения.

2. Удовлетворяет ли товар мои вторичные потребности (потребности приоритетом N 2)? Здесь производится часто решающее сравнение с товаром конкурентов.

Очень трудно совершить продажу, если товар по мнению клиента не удовлетворяет какую-нибудь из его основных потребностей. Вам требуется показать, что Ваш товар и/или услуги, помимо удовлетворения основных потребностей, в максимальной степени учитывают и вторичные потребности. При продажах компьютерной техники, где технические параметры часто очень близки, именно удовлетворение вторичных потребностей даст Вам решающее преимущество перед конкурентами.

Постарайтесь, чтобы коммерческое предложение подталкивало клиента к положительному решению. Опишите выгоды, упускаемые клиентом при задержке принятия решения в пользу Вашего предложения. "Инструментом" подталкивания может послужить дополнительная скидка за быструю оплату, предоставление дополнительных бесплатных услуг, более быстрая поставка и т.д.

Внушите клиенту доверие к Вашей фирме и Вашему предложению

Каждая закупка в глазах клиента представляет определенный риск. Уровень риска, связанный в уме клиента с Вашей фирмой, сильно влияет на его решение о закупке. Независимо от цены или качества клиент не купит Ваш товар, если уровень риска по его мнению слишком высок. Для снижения уровня риска, связанного в уме клиента с Вашим товаром и/или фирмой, существует несколько методов:

Активно используйте рекомендации от других клиентов, которые уже купили Ваш товар и успешно его используют. Наилучшим вариантом является тот, когда потенциальный заказчик напрямую проконтактирует с рекомендуемым клиентом и убедится в его удовлетворении Вашим товаром. Ничто не убеждает так сильно как положительная рекомендация. Исследования показали, что 90 процентов продаж новым клиентам производятся благодаря косвенным или прямым рекомендациям других клиентов.

Следите за внешним имиджем Вашей фирмы. Сюда относится аккуратное оформление предложений и другой документации, предоставляемой клиентам, внешний вид и манера общения Ваших сотрудников, манера ответов на входящие телефонные звонки, эффективная реклама в прессе и т.д.

Дайте клиенту возможность пробного испытания Вашего товара, проведите презентацию Вашего оборудования, окажите консультационные услуги и т.д."