Совет недели менеджеру проекта

Совет недели менеджеру проекта: Управляй планом работ и бюджетом

TenStep предлагает сотрудничество и партнерство компаниям и предпринимателям, желающим расширить свой бизнес в области управления проектами.
Узнайте больше о возможностях и программах партнерства.

Поделитесь этим письмом с друзьями. Адрес формы для подписки на еженедельную рассылку: http://www.tenstep.com.ua/open/miscpages/94.4Sign-Up.htm


Управление проектами при нереальных сроках

Если Вы руководите проектом, сроки которого выглядят нереальными, то первое, что Вам надлежит сделать - это выяснить у спонсора, нет ли каких объективных факторов, диктующих Вашему проекту срок завершения. Например, это могут быть какие-либо события в бизнесе, на обеспечение которых нацелен Ваш проект. Дело в том, что иногда менеджеры устанавливают произвольные даты завершения, исключительно руководствуясь желанием не дать подчиненным расслабиться. Даже не имея в виду никаких послаблений для проекта по срокам, выяснить данные обстоятельства бывает чрезвычайно полезно, т.к. лучше понимая причины установленных сроков, Вам легче будет мотивировать себя и команду на их выполнение.

Как только Вы поймете причины установленных сроков, приемы управления проектами помогут Вам увеличить шансы на успех и эффективнее управлять ожиданиями заинтересованных сторон.

• Пытайтесь задействовать больше ресурсов. Всякому проекту требуется определенное время и деньги для создания результатов, предусмотренных его объемом. Если Вы видите, что временное ограничение не согласуется со стоимостью и объемом, обратитесь к руководству с ходатайством о выделении проекту дополнительных ресурсов. Хотя такое решение и повысит, скорее всего, стоимость проекта, но может позволить проекту уложиться в сроки.

• Уменьшайте объем. Ходатайствуйте перед руководством о сокращении объема проекта. Проверьте, нет ли бизнес-требований или характеристик продукта, без которых клиент мог бы обойтись. Исключение их из объема проекта также повысит шансы завершить его вовремя.

• Идентифицируйте и управляйте сроками как риском. Применение процесса управления рисками поможет более эффективно управлять ожиданиями с самого начала проекта. Кроме того, такой подход обеспечит дополнительный приток мыслей и идей относительно того, какими путями можно было бы уложиться в сроки.

• Управляйте объемом с нулевым допуском. Во многих проектах, стартовавших с агрессивной датой завершения, ситуация со временем еще более ухудшалась из-за того, что менеджер проекта неэффективно управлял его объемом. Если Вам приходится руководить проектом подобного рода, то для его успеха чрезвычайно важным условием является недопущение даже минимальных увеличений объема проекта без формально утвержденного запроса на изменение. Дисциплинированное управление объемом обеспечит Вам то, что проект будет расходовать время только на те результаты, которые были согласованы изначально. Все же изменения в результатах будут производиться через их утверждение руководством с соответствующим увеличением бюджета и сроков проекта.

• Агрессивно управляйте планом работ. Не так уж и редко, Вы можете позволить проекту чуточку отстать от графика, если у Вас есть полная уверенность в том, что Вы нагоните отставание в ближайшем будущем. Однако, если Вы руководите проектом с рискованным графиком, будьте осторожны и управляйте планом работ очень тщательно. У Вас нет резервов на ошибки. Если Вы отслеживаете план работ, то воспринимайте каждое отставание как проблему и настойчиво работайте над устранением ее причин, пока они не привели к срыву срока завершения проекта.

• Находите возможности для улучшения процессов. Наконец, посмотрите беспристрастно на Ваш план работ и подход к выполнению проекта. Поговорите с командой, с клиентами и с руководством о наличии каких-либо идей относительно того, как помочь проекту двинуться вперед быстрее. Это позволит всем участникам ощущать себя причастными к разработке результатов проекта. К примеру, Вам, возможно, удастся применить методику Joint Application Development (JAD), чтобы более быстро собрать требования к продукту, чем это могло бы получиться при традиционном интервьюировании.

Хотя на первый взгляд кажется, что Вы несете ответственность за неподконтрольные Вам события и условия, Вы вполне можете их контролировать посредством процессов управления проектом. Во-первых, определите, нельзя ли уравновесить слишком ранние сроки дополнительными ресурсами или сокращением объема. Во-вторых, упреждающе управляйте рисками, объемом и планом работ. В-третьих, работайте со своим руководством, с клиентом и с командой проекта над выявлением идей и приемов, которые позволят выполнить проект быстрее, чем это предполагалось вначале.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -


Обновления на сайте www.tenstep.com.ua:

В Дежурную библиотеку по менеджменту добавлены документы "Leaders vs. Laggards!" и "Towards Total Responsibility Management (TRM)".

Радикально обновлены страницы на русском языке:
3.1.1 Управляй графиком и бюджетом / Малые проекты
3.1.2 Управляй графиком и бюджетом / Средние проекты
3.1.4 Управляй графиком и бюджетом / Управление бюджетом
3.1.5 Управляй графиком и бюджетом / Рассмотрение вех и фаз проекта
3.2 Управляй графиком и бюджетом / Приемы
3.3 Управляй графиком и бюджетом / Краткая справка

Напоминаем нашим уважаемым подписчикам, что значительная часть материалов сайта доступна для зарегистрированных пользователей. Регистрация на нашем сайте бесплатна.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Термин недели из глоссария Макса Уайдемана: Прогресс (Progress)
• Частичное завершение проекта или мера такого завершения.
• Развитие в сторону более совершенного состояния. Прогресс ассоциируется с продвижением в развитии. Он показывает соотношение между текущими условиями и предыдущими.
• Движение вперед, развитие.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Интересные ссылки:
По управлению проектами - BOT International - www.botinternational.com
Интересные/забавные - PopPhoto.com - www.popphoto.com